1. Tại lần họp đầu tiên
• Khi nhóm nhân đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tưởng hay và phát biểu đóng góp ý kiến
• Trưởng nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc dựa trên khả năng chuyen môn của từng người
• Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thơi gian dự tính sẽ hoàn thanhg và chuẩn bị cho lần họp sau, thông báo thưởng, phạt với các thành viên
2. Những lần gặp sau
• Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiens và giải đáp thức mắc cho từng người
• Biên tập lại bài soạn của từng người cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung
3. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc
• Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên
• Chuẩn bị sẵn sàng bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp
4. Mục tiêu buổi họp
• Mỗi buổi họp càn có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao đổi thông tin
• Cần xác định mục tiêu buổi họp.
• Hướng dẫn bàn thảo và nhấn mạnh mục tieu nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm
5. Tần sô hội họp
• Thường ta cần tôt chức họp hai tuần một lần nhằm giúp các thành vien trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời hạn công việc, đồng thời, giứ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn
• Ngoài buổi họp chính thức thì hình thức thông tin khác vấn được duy trì
6. Tốc độ diễn biến cuộc họp
• Khi điều hành buổi họp bản thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước
• Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay
• Lý tưởng là một buổi họp chỉ tối đa kéo dài khoảng 75 phút, thời hạn mà mọi người có thể tập trung vào vấn đề
• Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng
Cách giải quyết vấn đề trong nhóm
1. Làm thấm nhuần tinh thần đồng đội
• Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ
• Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tnhs thử thách sức mạnh toàn nhóm
• Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề và luôn khen họ (nếu đáng)
• Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm
2. Nhận ra các vấn đề
• Toàn nhóm đang gặp khó khăn, bạn muốn moijn gười hợp lòng với nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hòa với nhau hoặc bất hòa trong nhóm
• Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu
3. Trò chuyện với từng người
• Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần xây dựng
• Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn nắm rõ nguyên nhân
• Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác nếu không nó sẽ làm mất tinh thần đồng đội
• Lãnh đạo nhóm bằng tính tiên phong
• Liên tục nâng cao tầm nhìn của toàn nhóm
• Nhận ra và tán dương nhóm hay cá nhân có thành tích xuất sắc
• Dùng mọi kỹ năng của mình để khéo léo lôi cuốn mọi người hợp lực
4. Xử sự với những người gây ra vấn đề
Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động xa hơn. Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Nhưng cần phải lưu ý những điều sau:
• Hãy nói thật những gì bạn thấy được
• Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm
• Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi
• Luôn lạc quan khi gải quyết vấn đề
• Cần giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của bạn
• Không nên cố chấp với người quá quắt
• Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm
• Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm
• Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài
• Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại hơn
5. Giải quyết mâu thuẫn
• Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm
• Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hướng xoa dịu tình hình
• Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục
• Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê phán
• Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cơ hội đẻ cả nhóm học hỏi và cải thiện
• Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học hỏi
• Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại diễn biến qua trình giải quyết và kết quả giải quyết ra sao.
Công ty công nghệ phần mềm Vitda:
https://vhro.vn
Phần mềm nhân sự VHRO