KPI là gì - Tại sao công ty cần có KPI?

Lượt xem1109
Cập nhật 21/03/2017
1. KPI là gì ?
KPI (Key Performance Indicator) là một chỉ số hiệu suất hoặc chỉ số hiệu suất chính, là một loại đo lường đánh giá hiệu quả thành công của một công việc, một dự án, năng lực nhân sự hoặc quy trình cụ thể trong kinh doanh. Thường thì thành công của một tổ chức chỉ đơn giản là sự lặp đi lặp lại thành tựu kỳ của một số cấp độ mục tiêu hoạt động và đôi khi thành công được xác định theo các tiến bộ hướng tới mục tiêu chiến lược. Theo đó, việc lựa chọn đúng KPI sao cho phù hợp với tổ chức là điều quan trọng để hướng tới sự thành công.
Ví dụ các KPIs hữu ích cho tài chính sẽ khác các KPIs cho xây dựng, kể cả mô hình kinh doanh giống nhau thì KPI phù hợp cho công ty này nhưng chưa chắc đã phù hợp cho công ty kia. Kể từ khi hiểu rõ những thông số gì là quan trọng để đánh giá tình trạng hiện tại của doanh nghiệp, các hoạt động chủ chốt của nó, được kết hợp với việc lựa chọn các chỉ số hiệu suất. Những đánh giá này thường dẫn đến việc xác định các cải tiến tiềm năng, vì vậy chỉ số thực hiện được thường xuyên kết hợp với sáng kiến "cải thiện hiệu suất. Một cách rất phổ biến để lựa chọn KPIs là áp dụng một khuôn khổ quản lý như trên thẻ điểm cân bằng. Bài toán lựa chọn KPI sẽ không còn khó khăn nếu chúng ta tìm ra đích đến thực sự. Tìm hiểu phần mềm quản lý nhân sự tùy biến KPI - Công ty Công Nghệ Phần Mềm Vitda.
2. Một số đặc điểm chính của KPI
Đây là chỉ số đánh giá hiệu quả thành công: Không giống như các chỉ tiêu tài chính doanh thu, lợi nhuận, được hiển thị bằng đơn vị tiền tệ, thì các chỉ số KPIs là những thước đo được lượng hóa để đo lường những vấn đề sâu xa hơn trong quá trình thực hiện mục tiêu. Chỉ số này được đo lường và đánh giá thường xuyên: Đây là đặc điểm đặc trưng của chỉ số hiệu suất chính bởi nó phải được theo dõi, đo lường hàng ngày, hàng tuần chứ không phải là theo từng tháng, từng quý hay từng năm. Là chỉ số đo lường hiện tại hoặc tương lai chứ không phải là các chỉ số trong quá khứ. KPI phản ảnh mục tiêu của của một dự án, năng lực nhân sự. Mà mục tiêu và sứ mệnh này được chỉ đạo thực hiện bởi ban giám đốc và những nhà quản trị cấp cao. Bởi vậy, chỉ số này chịu tác động trực tiếp từ ban quản trị của tổ chức. Gắn trách nhiệm cho từng nhóm hoặc từng cá nhân riêng lẻ. Dựa vào chỉ số này mà nhà quản trị có thể theo dõi bất kỳ một nhóm làm việc hay một nhân sự cấp dưới nào có liên quan Chỉ số hiệu suất chính luôn đòi hỏi từng cá nhân khi hoạt động trong một tổ chức đang áp dụng KIPs phải hiểu và có hành động điều chỉnh kịp thời để hiệu suất công việc cao nhất. KPI có tác động tích cực và tạo hiệu ứng dây chuyền: Nếu tổ chức áp dụng KPI đúng chuẩn thì sẽ có ảnh hưởng tích cực đến các yếu tố thành công cốt yếu của doanh nghiệp (CFS) và ngược lại. Ngoài ra, KIPs còn có ảnh hưởng theo dạng dây chuyền đến 3 chỉ số đo lường hiệu suất còn lại dưới đây:
RI (Result indicator): Chỉ số kết quả
KRI (Key Result Indicator): Chỉ số kết quả trọng yếu
PI (Performance Indicator): Chỉ số thể hiện các hành động cải thiện hiệu suất
3. Đối tượng áp dụng
Mọi tổ chức, doanh nghiệp đều có thể tìm hiểu và xây dựng hệ thông KPIs nhằm theo dõi, đo lường, cải thiện hiệu suất công việc, thông qua đó đạt được mục tiêu đã đề ra. Cụ thể KPIs có thể được áp dụng trong việc quản lý nhân sự, chiến dịch marketing, dự án sản xuất, KPI trong SEO….
4. Ưu nhược điểm chung của KPI là gì ?
4.1. Ưu điểm
Các chỉ số KPI giúp tổ chức/ doanh nghiệp đo lường được sự tăng trưởng so với mục tiêu đã đề ra một cách rõ nét, cụ thể. Với việc áp dụng hợp lý thì các chỉ số đo lường hiệu suất chính này có thể giúp ban quản lý theo dõi, đánh giá hiệu quả làm việc từng bộ phận, từng nhân viên, đặc biệt hơn là so sánh với các đối thủ cạnh tranh khác Các chỉ số KPI có mức độ áp dụng phổ biến, nghĩa là trên một khung hình chung, tùy vào từng lĩnh vực cụ thể mà các chỉ số KPI sẽ được xây dựng linh hoạt tương ứng. Là các chỉ tiêu có thể lượng hóa nên kết quả đo lường chính xác cao. Gia tăng liên kết nhóm làm việc, các bộ phận trong cùng một tổ chức.
4.2. Nhược điểm
Để xây dựng được hệ thống các chỉ số KPI thì yêu cầu người sử dụng phải có chuyên môn cao, phải hiểu rõ bản chất KPI là gì, ưu, nhược điểm cụ thể để áp dụng một cách khoa học nhất. Nếu không đảm bảo các yêu cầu nêu trên thì việc áp dụng KPI có thể phản tác dụng KPI không phát huy hiệu quả tối đa nếu được sử dụng trong thời gian quá dài.
5. Một số tồn tại khi áp dụng KPI tại Việt Nam
Hiện nay, việc áp dụng KPI trong kinh doanh, dự án, nhân sự….chưa thực sự hiệu quả, nặng về lý thuyết nhiều hơn. Dưới đây là một số nguyên nhân chính dẫn đến thực trạng trên: Nhận thức nửa vời: Nhiều tổ chức/ doanh nghiệp/ nhà quản trị ở Việt Nam chỉ hiểu đơn thuần về KPI như một chỉ số đo lường hiệu suất. Trong khi thực tế đó lại là một cung cụ chiến lược có tính hệ thống, đi từ việc hoạch định mục tiêu, theo dõi quy trình thực hiện, kiểm soát và điều chỉnh để tăng hiệu suất. Do đó mà việc áp dụng và triển khai chưa khoa học, dẫn đến thất bại tất yếu. Quy trình xây dựng các chỉ số này nặng về hình thức, chưa cụ thể hóa kết quả từng bước, không bám sát mục tiêu từng giai đoạn, từng bộ phận chức năng. Người lao động vẫn còn hiểu KPIs như một hệ thống giám sát mình chứ không hẳn là công cụ để mình theo dõi hiệu suất làm việc của chính mình, từ đó cải tiến để tốt hơn. Đó là do cách truyền đạt, phổ cập về KPI chưa chuẩn xác từ trên xuống. Không có sự đồng thuận của toàn thể nhân sự thì khó có thể thành công. Hạn chế năng lực nhân sự, năng lực chuyên môn dẫn tới việc triển khai quy trình xây dựng hệ thống chỉ tiêu hiệu suất chính không đúng quy chuẩn, sơ sài và không bám sát để cải tiến và điều chỉnh tức thì. Mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp/ tổ chức không được hoạch định rõ ràng nên việc xác lập các chỉ số hiệu suất chính gặp khó khăn, không phù hợp với mục tiêu ban đầu, từ đó mà rất dễ gặp thất bại. Thiếu sự tham mưu của các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp về KPI