Kinh nghiệm xây dựng KPI của các doanh nghiệp

Lượt xem744
Cập nhật 29/05/2017
Mỗi ngày cứ khoảng 300 doanh nghiệp được thành lập thì lại có 70 doanh nghiệp bị phá sản. Đây chỉ là con số được thống kê từ các doanh nghiệp công khai trực tiếp, trên thực tế thì con số này nhiều hơn rất nhiều. Và bạn hỏi tại sao?, có phải là do công ty bỏ ra chi phí quá lớn mà thu lại chẳng bao nhiêu hay do chiến lược công ty sai lệch. Đó chỉ là một phần nguyên nhân thực tế. Điều khiến cho các công ty giờ đây tuy đã phá sản mà vẫn chả hiểu vì sao, dù công ty mình đã có một chiến lược xem ra rất hay, chắc sẽ thành công.
Các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay thường chỉ chú trọng vào doanh thu trước mắt mang lại từ việc quảng cáo, tiếp thị, chăm sóc khách hàng… mà không quan tâm đến những vấn đề như đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thực hiện theo kế hoạch, theo dự án, theo từng phòng ban để có chiến lược điều chỉnh kịp thời và hoàn thiện hay chưa, nhà lãnh đạo và nhân viên đã cũng tiếng nói hay cái tôi của mỗi người.
Xây dựng thành công BSC và KPI – công ty bạn có chắc chắn là sẽ làm được.
 
Có lẽ, các bạn đã biết hoặc nghe nhiều về thuật ngữ KPIThẻ điểm cân bằng BSC. Tuy nhiên, số doanh nghiệp thành công với việc xây dựng này lại không nhiều, nghe thì ai cũng hiểu nhưng thực tế thì lại đi quá xa, mỗi doanh nghiệp, mỗi mô hình khinh doanh, mỗi vị trí địa lý, mỗi trình độ, nhân sự lại có những cách xây dụng KPI và BSC khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ cho bạn thấy một cái nhìn khách quan hơn từ những kinh nghiệm mà các doanh nghiệp đã và đang thục hiện, đã tồn tại được cùng với KPI và BSD.
Giai đoạn 1: Khởi động
KPI, BSC là gì? Ngỡ ngàng quá, chỉ số này có ảnh hưởng đến lương của chúng tôi hay không, lo sợ, áp lực, không làm việc nửa, nản. Nhà quản lý mà chỉ biết đưa ra cái hiệu suất gì đó rồi bắt nhân sự các bạn phải làm thế này, thế này.. rồi coi như xong. Cho nên tại giai đoạn mới khởi đầu này bạn nên quyết tâm tạo ra động lực cho nhân viên, những cơ hội mà trước giờ nhân viên chưa có. Triển khai dự an, bắt đầu cho nhân viên làm quen với thuật ngữ KPI, BSC. Nên cố tránh áp đặt năng suất lạo động lúc này liền vì sẽ gây bất đồng. Hãy xem hiệu xuất đó là phần thưởng cho nhân viên đạt được. Bạn hãy để họ xuất phát từ những nhiệm vụ, phân công công việc của họ, từ định hướng chiến lược và thẻ điểm cân bằng của tổ chức, đề ra những mục tiêu chính cho công việc của phòng hay khó quá thì hãy để các phòng tự đề ra một bản kế hoạch gồm các nội dung công việc mà họ sẽ thực hiện, chưa cần tính đến số lượng. Hỗ trợ họ thiết lập những thước đo bám sát để có thể đo lường được từ kết quả công việc và cuối cùng là đặt ra chỉ tiêu cho kế hoạch đó. Giai đoạn khởi đầu này rất quan trọng, quyết định cho tương lai sau này của công ty. Đừng quan trọng bạn có được bao nhiêu thước đo, các KPI đã chuẩn theo các công ty lớn hay chưa. Từ kế hoạch và hành động thay đổi được hành vi nhân viên thì bạn đã thành công được 50% dự án.
Giai đoạn 2: Vấp ngã
Kết thúc giai đoạn 1, chắc chắn mọi việc sẽ không tốt 100% như ta định hướng do bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khách quan. Vì vậy, bạn sẽ đánh giá lại những thước đo KPI đã xây dựng, xem thước đo nào đã phù hợp, chỗ nào có thể lược bỏ, nếu không lược bỏ được thì phải tùy chỉnh lại sao cho tối ưu, sao cho hợp lý. Dù sai nhiều hay sai ít, bạn cũng đừng nên nản chí vì bạn biết đã có người hưởng ứng thì mọi việc đồng lòng cũng sẽ thành công.
Đây cũng là giai đoạn để bạn hoàn thiện hệ thống quản lý. Nếu thấy phần mềm mình đang sử dụng không còn phù hợp với hiện tại thì chả việc gì phải đắn đo suy nghĩ, phải thay đổi ngay vì công nghệ là không bao giờ chờ đợi. Công nghệ để hỗ trợ cho việc quản lý các KPI và đánh giá các kết quả đạt được từ cấp tổ chức đến cá nhân phần mềm hỗ trọ quản lý tối ưu VHRO. Đây sẽ là nền tảng quan trọng giúp bạn thành công trong giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn 3: Vững bước
Giai đoạn 1 đã qua, giai đoạn 2 tiếp sức. Tại giai đoạn này bạn sẽ xác định được mình cần hoàn thiện những gì, duy trì những gì và có kế hoạch định hướng tương lai, những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra và cách khắc phục. Công ty của bạn đã được trang bị tương đối đầy đủ về các kiến thức và phương pháp cần thiết về BSC và KPI. Bạn hãy vận dụng các kiến thức về xác định mục tiêu theo BSC để chuyển tải bản đồ chiến lược BSC của công ty một cách bài bản, khả thi và hiệu quả hơn, chặt chẽ hơn để làm cơ sở phân chia mục tiêu tiếp theo từ cấp phòng đến từng cá nhân. Như vậy, bạn không chỉ thực hiện phân quyền (empowerment) mà đã tạo động lực và huy động được sức mạnh của cả tập thể để cùng hướng đến thực hiện mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức một cách nhất quán. Lúc này bạn cũng có thể tham khảo và ứng dụng các KPI đang được áp dụng trong ngành và các tổ chức đa quốc gia nếu có bởi bạn đã xây dựng cho mình được hệ thống quản lý và phần mềm có đủ năng lực để quản lý và vận hành các KPI. Trong khi đó, về khía cạnh nhân sự, bạn đã tạo động lực được cho nhân viên của mình tốt hơn, được đánh giá công bằng, chính xác, được trả lương đúng năng lực và kết quả công việc nên cống hiến hết mình hơn cho tổ chức, từ đó làm cho năng suất lao động chung của tổ chức thực sự được nâng cao.
Trên đây là 1 số chia sẻ kinh nghiệm từ các doanh nghiệp thực tiễn. VITDA chúc các bạn thành công khi triển khai dự án KPI tại đơn vị mình.