KPI được xem là một công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai hiệu quả kế hoạch hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên. Tuy vậy, không phải việc áp dụng hệ thống KPI nhân sự nào cũng đem lại sự hài lòng từ cả hai phía, mà rất nhiều trường hợp, nó chính là nguyên nhân của những tranh cãi lớn trong nội bộ doanh nghiệp.

Sau đây là 5 sai lầm mà các nhà lãnh đạo hay gặp phải khi hoạch định KPI nhân sự. Nhưng cũng cần khẳng định rằng, một hệ thống KPI không hề có lỗi. Những thất bại trong ứng dụng KPI nhân sự tại các doanh nghiệp Việt Nam phát sinh từ chính những vấn đề nội tại của doanh nghiệp và sự vận dụng một cách máy móc trong khi chưa nắm bắt được những yếu tố thuộc về bản chất, cốt lõi của hệ thống này.

  

1. Không đáp ứng được tiêu chí SMART khi xây dựng KPI nhân sự
Thông thường, khi xây dựng KPI nhân sự, nhà quản lý cần tuân thủ theo tiêu chí SMART, tức bao gồm: S – Specific (Cụ thể), M – Measurable (Đo lường được), A – Achiveable (Có thể đạt được) và R – Realistics (Thực tế). Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được bộ tiêu chí này thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà còn gây hậu quả cho cả hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.
Với tiêu chí Specific (Cụ thể), nếu không đạt được, người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.
Nếu không đảm bảo tiêu chí Measuarabe (Đo lường được) thì việc thực hiện KPI nhân sự sẽ không còn ý nghĩa đo lường kết quả công việc nữa.
Và một khi KPI không mang tính Achievable (Có thể đạt được) và Realistics (Thực tế), mục tiêu sẽ trở nên quá xa rời thực tế, nhân viên rất khó đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình. Điều này dễ dẫn đến tâm ý thất vọng, chán nản và có thể làm tăng nguy cơ nghỉ việc.
Hơn thế, một tiêu chí KPI nhân sự không có hạn định cụ thể thì người lao động không biết được công việc này sẽ phải thực hiện trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành. Điều này gây khó khăn trong việc sắp xếp công việc để có thể hoàn thành đúng thời hạn.
2. Ứng dụng KPI nhân sự một cách nửa vời, thiếu kiên trì, quyết liệt
"Không có hiệu quả gì cả", "Công cụ này không phù hợp với doanh nghiệp của tôi", nhiều chủ doanh nghiệp đã thốt ra như vậy sau 1 năm hoặc thậm chí là 6 tháng triển khai áp dụng hệ thống KPI. Việc thực hiện KPI không đạt được sự đồng thuận và thống nhất giữa các bộ phận mà chỉ thực hiện một cách nửa vời. Các nhà quản lý thiếu kiên trì trong việc thấy được kết quả thực tế mang lại. Thiết nghĩ, bất kỳ một hệ thống nào cũng cần phải có quá trình thử nghiệm và điều chỉnh cho phù hợp, đặc biệt cần thiết khi đó là một hệ thống làm thay đổi triết lý quản trị, phương thức hoạt động của một tổ chức mà trong đó vai trò của con người là trung tâm. Xây dựng một hệ thống đã khó, triển khai ứng dụng nó sao cho phù hợp với đặc thù của tổ chức mình lại là cả một quá trình dài lâu. Do đó, đừng vội vàng kết luận về hiệu quả của một công cụ khi bạn chưa cho nó đủ thời gian phát huy tác dụng hay thậm chí còn chưa sử dụng hết các công năng của nó.
3. Thiếu hệ thống thu thập thông tin

 

KPI nhân sự không phải là tất cả để đánh giá công việc của một nhân viên. Tuy nhiên, khi nhìn nhận vào hệ thống các chỉ tiêu, thông thường người ta chỉ nhìn thấy kết quả cuối cùng mà không thấy được cả tiến trình, khi đó rất khó đem lại cái nhìn tổng quan về hiệu quả công việc. Thế mạnh của hệ thống KPI là khả năng định lượng ngay cả công việc có mang tính chất định tính. Tuy vậy, đây lại là một sai lầm điển hình khi có quá nhiều doanh nghiệp đang mô tả hệ thống chỉ tiêu đánh giá lượng hóa của mình là KPI mà không lý giải được phương pháp thiết kế và sử dụng chỉ tiêu kết quả và hiệu quả hoạt động nào có thể được gắn tên là KPI. Chính việc hiểu sai về bản chất này của KPI đã khiến doanh nghiệp không thể chuẩn bị cho mình một hạ tầng thu thập thông tin đầy đủ để giám sát quá trình thực hiện và đánh giá mục tiêu của các bộ phận, cá nhân. Việc đánh giá thiếu chính xác dẫn đến không có được những biện pháp hỗ trợ và thúc đẩy các hoạt động, khiến hệ thống KPI nhân sự mất đi rất nhiều tác dụng vốn có của nó.
4. Sử dụng kết quả đánh giá KPI nhân sự không hiệu quả
Có rất nhiều doanh nghiệp giao chỉ tiêu và đánh giá nhưng không có những tác động nhằm tạo sự khác biệt giữa kết quả vượt trội với kết quả thông thường. Một hệ thống KPI không gắn với trả lương, thưởng sẽ khiến cho các bộ phận và cá nhân không có động lực thực sự để đạt được các chỉ tiêu này, dẫn tới việc áp dụng KPI mang tính hời hợt và không thực chất.  
Ngoài ra, KPI nhân sự không phải là chỉ số chỉ dùng "một lần rồi thôi" mà nó còn có ý nghĩa rất lớn trong việc định hướng các hoạt động phát triển nguồn lực doanh nghiệp.
5. Thời điểm cũng là một vấn đề đáng lưu tâm
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường đánh giá năng lực vào hai dịp tháng 10 đến tháng 12 và tháng 1 đến tháng 3 để làm cơ sở xét thưởng và tăng lương. Tuy nhiên, tốt nhất là doanh nghiệp nên đánh giá thường xuyên, định kỳ hàng tháng hoặc ít nhất 3 tháng/lần để đảm bảo bám sát mục tiêu của doanh nghiệp và cũng là để có kế hoạch điều chỉnh KPI nhân sự cho phù hợp với tình hình thực tế.
Hiện nay, có khá nhiều phần mềm đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả. Trong đó phần mềm quản lý nhân sự VHRO được xem là một trong những giải pháp quản trị nguồn nhân lực hàng đầu. VHRO đã trở thành "cánh tay phải" đắc lực của doanh nghiệp.